Địa điểm tổ chức sự kiện và lưu ý cần thiết khi lựa chọn

Để có thể lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cho sự kiện của mình, có khá nhiều yếu tố mà ban tổ chức phải lưu ý để chọn được nơi tổ chức phù hợp nhất.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý gì?

Tính phù hợp của địa điểm tổ chức sự kiện.

Một trong những điều lưu ý đầu tiên trong tổ chức sự kiện là lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, thông thường các chương trình, sự kiện sẽ được tổ chức tại các khách sạn, các resort hay trung tâm hội nghị quốc gia. Các sự kiện tổ chức lễ cưới, tiệc sinh nhật, tổ chức tất niên công ty thì chọn địa điểm tại các nhà hàng, khách sạn là phù hợp nhất, tổ chức chương trình ca nhạc, hội nghị, hội thảo lớn thì nên chọn tổ chức ở trung tâm hội nghị.

Xem thêm: Thiết kế website bán máy rang xay cà phê

Số lượng khách mời là bao nhiêu.

Một địa điểm tốt không nên quá nhỏ hay quá rộng mà phải chứa đủ số lượng người tham dự. Địa điểm quá rộng sẽ làm giảm sôi động, khách mời khó tập trung được vào sân khấu lại tăng giá thuê. Tuy nhiên, địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy chật chội, không thoải mái, khó tập trung và kéo theo chất lượng chương trình giảm.

Quý khách nên cân nhắc tính toán điều này sao cho hợp lý. Ví dụ như tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu là 1m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì là 2,5 – 3m2/người, tiệc buffet là 1,5 – 2m2/người.

Đối tượng tham dự sự kiện là những ai?

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dựa vào đối tượng khách tham dự là những ai. Với khách tham gia là những người có địa vị cao, sang trọng, giàu có thì bắt buộc sự kiện phải tổ chức ở khách sạn cao cấp hoặc các khu resort 4 – 5 sao với chất lượng dịch vụ tốt nhất. Còn nếu khách tham dự là trẻ em thì tổ chức ở những nơi như công viên, nhà hàng, thảo cầm viên là thích hợp nhất.

Tìm hiểu thêm về: Tổ chức trung thu tại Hà Nội

Tính thuận tiện về mặt địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện nên chọn khu vực gần nơi sinh sống của những khách mời tham dự, điều này sẽ tạo nên sự thoải mái, thuận tiện trong việc đi lại từ đó tăng lượng khách mời tham dự. Không nên chọn ở những nơi có các đoạn đường hay có tình trạng ùn tắc làm khách khó khăn trong việc đi lại và có thể không muốn đến tham gia chương trình nữa.

Tìm hiểu thêm về  Kinh nghiệm tổ chức đám cưới

Các dịch vụ đi kèm.

Xem xét địa điểm đó có đầy đủ các thiết bị quý khách cần không, có đáp ứng được các yêu cầu khi khách tham dự đòi hỏi không, đủ bàn ghế hay chất lượng phục vụ ra sao,… Một địa điểm đầy đủ các yếu tố cần thiết và các dịch vụ tiện ích sẽ khiến cho khách hàng hài lòng cao nhất về sự kiện. Do vậy, không thể xem nhẹ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm này.

Ngoài ra, quý khách cần chú ý đến các chi tiết như: bãi đỗ gửi xe cho khách, khu vệ sinh cho khách, vấn đề an ninh, lối thoát hiểm,… có an toàn và tốt hay không.

Nếu quý khách còn chưa tìm được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp thì hãy liên hệ với Biz Event, chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn miễn phí thông tin về các địa điểm phù hợp. Qúy khách có nhu cầu tổ chức sự kiện vui lòng liên hệ qua hotline 0976612988, chúng tôi sẽ tư vấn cho quý khách địa điểm tổ chức, kịch bản tổ chức sự kiện và cần chuẩn bị những gì khi tổ chức event.